SharePoint, Power Platform Blog

Uruchamianie procesu z poziomu elementu listy SharePoint

2024-04-18T19:29:02+00:00

W tym artykule pokazujemy w jaki sposób przy elemencie listy SharePoint możesz zamieścić odnośnik, który uruchamia Twój proces Power Automate.

1. Na liście utwórz nową kolumnę, typu tekst
2. Wpisz dowolną nazwę kolumny, np. Wyślij info
3. Przejdź do Ustawień kolumny i wybierz opcję Formatuj tę kolumnę

4. W panelu formatowania przejdź do trybu zaawansowanego i zmień zawartość pola na poniższy tekst

{
    "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
    "elmType": "button",
    "customRowAction": {
        "action": "executeFlow",
        "actionParams": "{\"id\": \"26f2326d-8df1-4df0-a2f3-ff19e73c2d98\"}"
    },
    "attributes": {
        "class": "ms-fontColor-themePrimary ms-fontColor-themeDarker--hover"
    },
    "style": {
        "border": "none",
        "background-color": "transparent",
        "cursor": "pointer"
    },
    "children": [{
        "elmType": "span",
        "attributes": {
            "iconName": "Mail"
        },
        "style": {
            "padding-right": "16px"
        }
    }]
}

5. W linii actionParams zamień na ID Twojego procesu, które znajdziesz w adresie URL na stronie procesu

Dodawanie użytkowników z listy do grupy SharePoint

2023-12-12T14:52:59+00:00

Ręczne dodawanie użytkowników do grup SharePoint może być mozolnym zajęciem dla niektórych osób. Dużo klikania, skakania po zakładkach, głowienia się gdzie odnaleźć listę utworzonych grup. Dla użytkowników, którzy z SharePointem nie mają aż tak dużej styczności na co dzień, automatyzacja takiego procesu byłaby wybawieniem. A co jeśli wam powiem, że istnieje taka opcja w Power Automate?

Zanim przejdziemy do tematu przepływu, musimy utworzyć listę SharePoint, na którą będą dodawani użytkownicy z organizacji poprzez wypełnienie formularza.

Najważniejszym aspektem jest to, aby utworzyć w niej kolumnę o nazwie np. „Użytkownik”, której typem będzie „Osoba lub Grupa” (Person or Group). To właśnie w niej będą zawarte kluczowe dane tj. adres email, które są niezbędne do prawidłowego działania naszego procesu.

A teraz krok po kroku, przedstawię wam poniżej, jak zbudować przepływ w Power Automate, który za zadanie będzie miał dodawanie użytkowników z listy do grupy SharePoint:

Zacznijmy od wyboru naszego wyzwalacza (triggera), a będzie to dokładnie „Po utworzeniu elementu” (When an item is created). W wymaganych polach wskazujemy Adres witryny oraz Nazwę listy.
Następnie dodajemy akcję, w której to właśnie będzie zachodziła cała magia, a mowa tu o akcji „Wyślij żądanie HTTP do programu SharePoint” (Send an HTTP request to SharePoint).

Pozostało nam wypełnić nam pola, które będą kluczowe w procesie dodawania użytkowników do grupy SharePoint:

• Adres witryny – wskazujemy adres witryny, na której utworzona jest grupa, do której chcemy dodać użytkowników.

• Metoda – w tym polu z listy rozwijanej wybieramy metodę POST.

• Identyfikator URI – tutaj należy wpisać podane poniżej zapytanie, w miejscu <id> wpisujemy identyfikator grupy ID prowadzący do wybranej przez nas grupy. Unikalny numer znajduję się w adresie URL po wejściu do wybranej przez nas grupy. W naszym przypadku będzie to liczba 18.
```
/_api/web/sitegroups/getbyid(<id>)/users
```
• Nagłówki – tutaj musimy skupić całą swoją uwagę, aby nie popełnić błędu. Wpisujemy kolejno przedstawione wartości, znajdujące się w tabeli poniżej.
```
{

 "accept": "application/json;odata=verbose",
 "content-Type": "application/json;odata=verbose"

}
```
• Treść – w tym polu również musimy zachować szczególną ostrożność i dołożyć wszelkich starań, aby nie popełnić błędu. W przypadku jego wystąpienia, niestety nasze żądanie HTTP nie zadziała, a to by była ostatnia rzecz, której chcielibyśmy doświadczyć.

Zalecam skopiować poniższe zapytanie, w miejscu <email>, z zawartości dynamicznej wybieramy email pochodzący z kolumny typu „Osoba lub Grupa” (User or Group). W naszym przypadku będzie to Użytkownik Email.
```
{

 "__metadata": {

 "type": "SP.User"

 },

 "LoginName": "i:0#.f|membership|<email>"

}
```
I tak o to proces budowania naszego przepływu dobiegł końca. Wspólnie dokonaliśmy automatyzacji, która ułatwi pracę niejednemu użytkownikowi, którego koszmarem są grupy SharePoint.

Jak pobrać użytkowników z grupy SharePoint po identyfikatorze ID?

2023-12-12T09:15:31+00:00

Pobieranie użytkowników z grup SharePoint najczęściej wykorzystuje się w przepływach Power Automate, które mają za zadanie np. wysyłanie wiadomości email do większej ilości użytkowników bez wpisywania ich na „sztywno”. Dzięki temu wartość będzie dynamiczna, bez potrzeby ciągłej ingerencji dewelopera w przepływie oraz dokonywaniu zmian.

Najczęściej na forach internetowych znajdziemy rozwiązania, w których użytkownicy są pobierani po nazwie grupy. Teraz zastanówmy się, co w przypadku jeśli nazwa grupy zostanie zmieniona?

Już odpowiadam, przepływ zakończy swój bieg niepowodzeniem, potocznie mówiąc, wywali się. Aby uniknąć takiej sytuacji należy pobrać użytkowników z grupy nie po jej nazwie, a po identyfikatorze ID.

Sposób jak to zrobić przedstawię w poniższych krokach:

Na początku potrzebujemy odnaleźć identyfikator ID danej grupy użytkowników SharePoint. Wchodzimy w grupę, a następnie zwracamy uwagę na adres URL, ponieważ to właśnie w tym miejscu zapisany jest numer ID grupy.
Przechodzimy do budowania przepływu w Power Automate. W naszym przypadku wyzwalaczem będzie Wyzwalacz ręczny. Następnie dodajemy nową akcję, w której dokładnie będzie miało miejsce pobranie użytkowników, a mowa tutaj o akcji „Wyślij żądanie HTTP do programu SharePoint” (Send an HTTP request to SharePoint).

Wypełniamy wymagane pola:

• Adres witryny - na której leży grupa SharePoint

• Metoda – z dostępnych opcji wybieramy opcję GET

• Identyfikator URI – w tym miejscu wpisujemy podane poniżej zapytanie, w miejscu <id> wpisujemy numer ID grupy, który pozyskaliśmy w poprzednim kroku czyli 18.
```
/_api/web/sitegroups/getbyid(<id>)/users
```
W przypadku gdy chcemy wysłać wiadomość email do pobranych użytkowników należy dodać akcję „Wybierz” (Select), która wyciągnie z poprzedniej akcji adresy email użytkowników znajdujących się w grupie SharePoint.

Wypełniamy pola:

• Od – klikamy w puste pole, wyskoczy nam okno dynamicznej zawartości. My natomiast przechodzimy na zakładkę Wyrażenie i wpisujemy:
```
body('Wyślij_Żądanie_HTTP_do_programu_SharePoint')?['d']?['results']
```
• Mapa – analogicznie przechodzimy do zakładki Wyrażenie i wpisujemy:
```
item()?['Email']
```
Kolejnym krokiem jest dodanie akcji „Dołącz” (Join). Następnie należy wypełnić pola:

• Od – w tym miejscu z zawartości dynamicznej wybieramy Dane wyjściowe z akcji „Wybierz” (Select).

• Połącz przy użyciu – w tym miejscu wpisujemy średnik (;).
Naszym następnym krokiem będzie wysłanie wiadomości email do pobranych użytkowników z grupy SharePoint. Dodajemy akcję „Wyślij wiadomość e-mail (V2)”, a następnie wypełniamy pola:

• Do – z dynamicznej zawartości wybieramy opcję Dane wyjściowe z poprzedniej akcji „Dołącz” (Join).

Jak dokonać importu danych z programu Excel na listę SharePoint?

2023-12-07T09:46:10+00:00

Najczęściej spotykaną formą zapisu danych przez użytkownika jest otworzenie programu Excel oraz rozpoczęcie wypełniania arkusza. Jest to o wiele łatwiejsza forma oraz bardziej przyjazna dla osób, które z SharePointem nie miały wiele do czynienia.

Co zrobić w przypadku gdy dane zostały zapisane w arkuszu Excel, a my potrzebujemy je umieścić na liście SharePoint bez konieczności wpisywanie ich ręcznie? Na szczęście jest na to rozwiązanie, ponieważ możemy dokonać importu danych za pomocą Power Automate.

Zapytacie, jak to zrobić, jak dokonać takiego importu żeby się nie namęczyć? Już tłumaczę w poniższych punktach:

Na samym początku należy wybrać Trigger (wyzwalacz), który będzie odpowiadał za uruchamianie przepływu Power Automate. W naszym przypadku będzie to umieszczenie pliku Excel w bibliotece SharePoint, czyli wybieramy wyzwalacz „Po utworzeniu pliku (tylko właściwości)”.

Kolejno z listy rozwijanej wybieramy Adres witryny oraz Nazwę biblioteki, w której będą umieszczane arkusze Excel.
Nie chcemy, aby nasz proces importu działał statycznie, tylko na jednym określonym pliku, dlatego my zrobimy to dynamicznie. Jako kolejną akcję w przepływie wybieramy „Wyświetl listę wierszy w tabeli”, następnie wypełniamy pola: Lokalizacja, Biblioteka dokumentów, Plik, Tabela.

I właśnie w tym momencie, w polu Plik z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Full Path pochodzącą z naszego Triggera (wyzwalacza), aby nasz przepływ był dynamiczny i działał na każdym, nowo dodanym pliku do biblioteki dokumentów.

Po kliknięciu opcji Wprowadź wartość niestandardową, w polu Tabela wpisujemy nazwę, którą nosi tabela w pliku Excel np. Tabela1. Od tej pory każda tabela, w każdym pliku Excel poddawanemu musi posiadać taka samą nazwę, aby proces działał poprawnie.
Teraz przyszła pora na dodanie akcji, która zapisze nam dane z pliku Excel na listę SharePoint.

Aby wszystko miało ręce i nogi utworzymy pętlę „Zastosuj do każdego”, aby każdy element zawarty w pliku został poprawnie zapisany. W przypadku gdybyśmy nie utworzyli pętli import danych nie wykona się poprawnie.

Jako dane wyjściowe z poprzednich kroków wybieramy z zawartości dynamicznej Value z akcji „Wyświetl listę wierszy w tabeli”.

Następnie znajdując się w pętli dodajemy akcję „Utwórz element”. Wypełniamy wymagane pola jak Adres witryny, Nazwę listy. Pozostało nam wypełnienie kolumn listy SharePoint danymi z pliku Excel poprzez zawartość dynamiczną. Po kliknięciu w pole kolumny w akcji „Utwórz element” zostanie wyświetlone okno zawartości dynamicznych, aczkolwiek nie będzie w nim widocznych wartości kolumn z akcji „Wyświetl listę wierszy w tabeli”.

Co należy zrobić, aby wypełnić pola kolumn listy SharePoint dynamiczną zawartością? Po kliknięciu w pole kolumny, przechodzimy do zakładki Wyrażenie i wpisujemy item()?['…'], w miejscu trzech kropek (…) wpisujemy nazwę kolumny na taką, która widnieje w tabeli w pliku Excel. Najlepiej zrobić to poprzez skopiowanie nazwy i wklejenie jej do wyrażenia w Power Automate. Analogicznie robimy tak w pozostałych kolumnach w akcji „Utwórz element”.
```
item()?['...']
```

Takim oto sposobem utworzyliśmy przepływ w Power Automate, którego zadaniem jest automatyzacja procesu zapisu danych z pliku Excel na listę SharePoint. Nie dość, że zostanie zaoszczędzony czas użytkownika, który miałby wypełniać dane ręcznie to i jeszcze jego nerwy nie zostaną naruszone.

Oczywiście opcjonalną opcją jest przekopiowanie danych z arkusza Excel za pomocą kombinacji przycisków CTRL + C, a następnie wklejenie ich na listę SharePoint w widoku siatki klikając CTRL + V.