Po co zapisywać wiadomości email na liście SharePoint skoro służy do tego skrzynka pocztowa? W przypadku, jeśli wiadomości wysyłane są tylko na konkretny adres email, a mają one trafić do większej ilości osób to takie rozwiązanie będzie wybawieniem. Cały proces będzie zautomatyzowany za pomocą Power Automate, a użytkownicy zostaną odciążeni od manualnych interakcji związanych z dalszym przesyłaniem wiadomości. Takie rozwiązanie dobrze się sprawdzi np. dla obsługi zgłoszeń Help desk. 

Warunkiem do poprawnego działania jest udostępniona skrzynka mailowa.

W poniższych krokach przedstawię wam budowę przepływu, który jest odpowiedzialny za zapis wiadomości email wraz z załącznikami do listy SharePoint jako nowy element:

  1. Jak zawsze rozpoczynamy pracę od wyboru wyzwalacza (triggera), w naszym przypadku będzie to „Po nadejściu nowego e-maila do udostępnionej skrzynki (wersja 2)” (When a new email arrives in a shared mailbox (V2)).

    Wskazujemy Adres oryginalnej skrzynki pocztowej oraz Folder. Następnie klikamy opcję „Pokaż opcje zaawansowane”.

    undefined W polu dołącz załączniki zmieniamy wybór na „Tak”.

    undefined
  2. W naszym przypadku przykładem będzie lista o nazwie „Help desk zgłoszenia”, w której zapisywane będą zgłoszenia od użytkowników, przesyłane na skrzynkę mailową.

    W przepływie dodajemy nową akcję „Utwórz element”, a następnie za pomocą zawartości dynamicznej wypełniamy pola kolumn, w których będą zawarte elementy treści maila:

    • Temat zgłoszenia – w tej kolumnie zapisywany będzie temat przesłanej wiadomości email. Z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Temat, pochodzącą z wyzwalacza (triggera).

    • Opis problemu – w tej kolumnie zapisywana będzie treść przesłanej wiadomości email. Z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Podgląd treści, pochodzącą z wyzwalacza (triggera).

    • Zgłaszający – w tej kolumnie zapisywana będzie informacja od kogo została przysłana wiadomość email. Z zawartość dynamicznej wybieramy opcję Od, pochodzącą z wyzwalacza (triggera). Prawidłowe wyświetlanie użytkowników w kolumnie będzie tylko wtedy, kiedy będą pochodzili oni z organizacji.

    undefined
  3. Zapisywanie treści mamy już z głowy i teraz możemy zająć się zapisem załączników. Dodajemy akcję „Pobierz załącznik (wersja 2)” (Get attachment (V2)), następnie wypełniamy poniższe pola:

    • Identyfikator wiadomości – z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Identyfikator wiadomości, pochodzącą z wyzwalacza (triggera).

    • Identyfikator załącznika – z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Załączniki Identyfikator załącznika, pochodzącą z wyzwalacza (triggera). Po dokonaniu wyboru zostanie utworzona pętla Zastosuj do każdego.

    • Adres oryginalnej skrzynki pocztowej – w tym polu wpisujemy adres naszej udostępnionej skrzynki pocztowej.

    undefined
  4. Znajdując się w pętli Zastosuj do każdego dodajemy kolejną akcję, a mianowicie „Dodaj załącznik” (Add attachment). W wymaganych polach wskazujemy adres witryny oraz nazwę naszej listy, a także wypełniamy poniższe pola:

    • Identyfikator – z zawartości dynamicznej wybieramy opcję identyfikator ID, pochodzącą z akcji Utwórz element.

    • Nazwa pliku - z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Nazwa, pochodzącą z akcji Pobierz załącznik (wersja 2).

    • Zawartość pliku – z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Bajty zawartości, pochodzącą z akcji Pobierz załącznik (wersja 2).

    undefined