Po co zapisywać wiadomości email na liście SharePoint skoro służy do tego skrzynka pocztowa? W przypadku, jeśli wiadomości wysyłane są tylko na konkretny adres email, a mają one trafić do większej ilości osób to takie rozwiązanie będzie wybawieniem. Cały proces będzie zautomatyzowany za pomocą Power Automate, a użytkownicy zostaną odciążeni od manualnych interakcji związanych z dalszym przesyłaniem wiadomości. Takie rozwiązanie dobrze się sprawdzi np. dla obsługi zgłoszeń Help desk. 

Warunkiem do poprawnego działania jest udostępniona skrzynka mailowa.

W poniższych krokach przedstawię wam budowę przepływu, który jest odpowiedzialny za zapis wiadomości email wraz z załącznikami do listy SharePoint jako nowy element:

1. Jak zawsze rozpoczynamy pracę od wyboru wyzwalacza (triggera), w naszym przypadku będzie to „Po nadejściu nowego e-maila do udostępnionej skrzynki (wersja 2)” (When a new email arrives in a shared mailbox (V2)).
   
   Wskazujemy Adres oryginalnej skrzynki pocztowej oraz Folder. Następnie klikamy opcję „Pokaż opcje zaawansowane”.
   
    W polu dołącz załączniki zmieniamy wybór na „Tak”.
   
   
2. W naszym przypadku przykładem będzie lista o nazwie „Help desk zgłoszenia”, w której zapisywane będą zgłoszenia od użytkowników, przesyłane na skrzynkę mailową.
   
   W przepływie dodajemy nową akcję „Utwórz element”, a następnie za pomocą zawartości dynamicznej wypełniamy pola kolumn, w których będą zawarte elementy treści maila:
   
   • Temat zgłoszenia – w tej kolumnie zapisywany będzie temat przesłanej wiadomości email. Z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Temat, pochodzącą z wyzwalacza (triggera).
   
   • Opis problemu – w tej kolumnie zapisywana będzie treść przesłanej wiadomości email. Z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Podgląd treści, pochodzącą z wyzwalacza (triggera).
   
   • Zgłaszający – w tej kolumnie zapisywana będzie informacja od kogo została przysłana wiadomość email. Z zawartość dynamicznej wybieramy opcję Od, pochodzącą z wyzwalacza (triggera). Prawidłowe wyświetlanie użytkowników w kolumnie będzie tylko wtedy, kiedy będą pochodzili oni z organizacji.
   
   
3. Zapisywanie treści mamy już z głowy i teraz możemy zająć się zapisem załączników. Dodajemy akcję „Pobierz załącznik (wersja 2)” (Get attachment (V2)), następnie wypełniamy poniższe pola:
   
   • Identyfikator wiadomości – z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Identyfikator wiadomości, pochodzącą z wyzwalacza (triggera).
   
   • Identyfikator załącznika – z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Załączniki Identyfikator załącznika, pochodzącą z wyzwalacza (triggera). Po dokonaniu wyboru zostanie utworzona pętla Zastosuj do każdego.
   
   • Adres oryginalnej skrzynki pocztowej – w tym polu wpisujemy adres naszej udostępnionej skrzynki pocztowej.
   
   
4. Znajdując się w pętli Zastosuj do każdego dodajemy kolejną akcję, a mianowicie „Dodaj załącznik” (Add attachment). W wymaganych polach wskazujemy adres witryny oraz nazwę naszej listy, a także wypełniamy poniższe pola:
   
   • Identyfikator – z zawartości dynamicznej wybieramy opcję identyfikator ID, pochodzącą z akcji Utwórz element.
   
   • Nazwa pliku - z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Nazwa, pochodzącą z akcji Pobierz załącznik (wersja 2).
   
   • Zawartość pliku – z zawartości dynamicznej wybieramy opcję Bajty zawartości, pochodzącą z akcji Pobierz załącznik (wersja 2).